Datenschutzerklärung
1. Verantwortliche
Verantwortlich für diese Website und den Betrieb des Mieterportals ist:
HS Concept Asset Management GmbH
Rathausstr. 33
65203 Wiesbaden-Biebrich
Telefon: 0611 / 98 71 24 22
E-Mail: info@hs-concept.com
Vertreten durch die Geschäftsführung, siehe Impressum.
Für die Daten Ihres Mietverhältnisses ist Ihr Vermieter verantwortlich (Name und Anschrift finden Sie in Ihrem Mietvertrag). Er hat uns mit der Verwaltung beauftragt; wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag, auch im Mieterportal. Mit allen Anliegen können Sie sich an uns wenden. Für die Beauftragung von Handwerkern (Auswahl und Weitergabe Ihrer Kontaktdaten an den Handwerker) sind wir selbst verantwortlich.
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht. Ihre Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.
2. Hosting und Server-Log-Dateien
Website und Mieterportal laufen auf einem Server der IONOS SE in Deutschland, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist (Art. 28 DSGVO). Bei jedem Aufruf werden automatisch IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem sowie die Referrer-URL protokolliert. Diese Daten dienen ausschließlich dem störungsfreien Betrieb und der IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nach 14 Tagen gelöscht.
3. SSL-/TLS-Verschlüsselung
Alle Seiten werden ausschließlich verschlüsselt (HTTPS) übertragen, insbesondere Zugangsdaten, Nachrichten und hochgeladene Dateien im Mieterportal.
4. Cookies
Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie, das Sie nach dem Login angemeldet hält, und ein Cookie für die Spracheinstellung. Diese Cookies sind für den Betrieb erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein.
5. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per Kontaktformular oder E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (u. a. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu einem Vertrag, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie dafür nicht mehr benötigt werden, spätestens nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
6. Mieterportal: Daten und Zwecke
Die Nutzung des Mieterportals ist freiwillig. Sie können alle Anliegen weiterhin auch telefonisch, per E-Mail oder per Post an uns richten.
| Zweck | Daten | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Durchführung des Mietvertrags (Vertrag, Nebenkosten, Zahlungen) | Name, Anschrift, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Zahlungen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Mängel und Reparaturen | Mangelbeschreibung, Fotos, Termine, Telefonnummer | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Information über die Ankunft des Handwerkers | voraussichtliche Ankunftszeit per E-Mail und im Portal (der Standort des Handwerkers wird nicht angezeigt) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Bescheinigungen (Wohnungsgeberbestätigung nach § 19 BMG, Mietbescheinigung) | Name, Einzugs- und Auszugsdatum, Miete | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Benutzerkonto | Login (E-Mail-Adresse), verschlüsseltes Passwort, optional Zwei-Faktor-Anmeldung, Nachrichten, hochgeladene Dokumente | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
Der Zugriff ist technisch auf Ihr eigenes Konto beschränkt; andere Mieter können Ihre Daten nicht sehen.
7. Empfänger
- beauftragte Handwerker – nur Name, Anschrift, Telefonnummer, Mangelbeschreibung und Termin; der Zugriff des Handwerkers endet kurz nach Abschluss des Auftrags;
- IONOS SE, Deutschland (Hosting, Auftragsverarbeiter);
- Banken (Zahlungsverkehr) und unser Steuerberater;
- bei Zahlungsrückständen Rechtsanwälte und Gerichte;
- Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
E-Mails aus dem Mieterportal versenden wir über einen eigenen Mailserver. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.
8. KI-Dienste und Drittländer
Für die Bearbeitung Ihrer Daten setzen wir derzeit keine KI-Dienste ein. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt. Bevor sich daran etwas ändert, informieren wir Sie gesondert und passen diese Datenschutzerklärung an.
9. Speicherdauer
| Daten | Frist |
|---|---|
| Vertragsdaten und Korrespondenz | Ende des Mietverhältnisses und Abrechnung der Kaution, danach drei Jahre ab Jahresende (Verjährung, §§ 195, 199 BGB) |
| Buchungsbelege (Zahlungen, Kontoauszüge, Rechnungen) | 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB) |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre (§ 257 HGB) |
| Mängelmeldungen und Fotos | Abschluss des Auftrags, danach Gewährleistungsfrist (bei Bauleistungen fünf Jahre) |
| Zugang zum Mieterportal | Löschung drei Monate nach Ende des Mietverhältnisses |
| Server-Log-Dateien | 14 Tage |
| technische Protokolle | 24 Monate |
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), z. B. beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.
11. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen
Die für den Mietvertrag erforderlichen Daten müssen Sie bereitstellen; ohne sie ist ein Vertragsschluss nicht möglich. Die Nutzung des Mieterportals ist freiwillig. Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO finden nicht statt.
12. Änderungen
Stand: Oktober 2026. Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gelten außerdem unsere Nutzungsbedingungen für das Mieterportal.